KPI là gì? Tìm hiểu về chỉ số KPI mà có thể bạn chưa biết?

Đối với những bạn đi làm có lẽ không xa lạ gì với chỉ số KPI trong công việc. Có thể hiểu đây là chỉ số công việc phải hoàn thành trong tháng. Tuy nhiên với những bạn mới tiếp xúc với môi trường đi làm vẫn chưa biết đến KPI là gì? Vậy để giải đáp những thắc mắc về KPI hãy cùng    tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá công việc, hay công cụ đo lường, đánh giá công việc hiệu quả được thể hiện theo số liệu, tỷ lệ, nhằm phản ánh được hiệu quả hoạt động của tổ chức, cá nhân hay một bộ phận nào đó.

KPI thường ở dạng số đôi khi cũng là dạng định tính. Ví dụ như chỉ tiêu số lượng sản phẩm cần bán trong một tháng, chỉ tiêu lượt truy cập website mỗi ngày ,…

Lợi ích của KPI

Chỉ số KPI có vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn, cụ thể:

• Là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả chiến lược thực hiện, KPI giúp nhà điều hành luôn cập nhật được tình trạng của doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất công việc của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đề ra.
• Hỗ trợ quản lý đưa ra mức lương thưởng hợp lý. Nhờ vậy giúp tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
• Giúp nhân viên có cái nhìn rõ hơn về mục tiêu công việc. Hiểu rõ được công việc nào quan trọng ưu tiên làm trước,…

II. Phân loại các loại KPI hiện nay

Hiện nay có nhiều cách để phân loại KPI tuy nhiên một trong những cách phổ biến phân loại KPI chính là chia thành KPI chiến lược và KPI chiến thuật. Cụ thể:

1. KPI chiến lược

KPI chiến lược chính là các chỉ tiêu gắn với chiến lược của công ty theo ngắn hạn hay dài hạn. Các chỉ số này thường liên quan đến các vấn đề quan trọng, tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty như lợi nhuận, thị phần,…Chỉ những nhà lãnh đạo cấp cao của đơn vị đó mới đưa ra KPI chiến lược.

Ví dụ: Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số kế hoạch (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.

2. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là những chỉ tiêu gắn với nhiệm vụ cụ thể được đưa ra với mục đích là đạt được các KPI chiến lược hay mục tiêu chiến lược của công ty. KPI chiến thuật chính là mức KPI thấp hơn KPI chiến lược và loại KPI này được các cấp thấp hơn trong công ty nư giám đốc, trưởng bộ phận,…triển khai.

Ví dụ: KPI chiến thuật – Số lượng khách hàng tiếp cận với số kế hoạch (mục tiêu) = 10.000 khách hàng/năm. Chỉ tiêu này được giao cho Phòng Marketing.

III. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI

Mỗi một công ty hay doanh nghiệp đều có cách làm KPI riêng biệt, tuy nhiên vẫn có một quy chuẩn chung hay gọi là khung xây dựng hệ thống chỉ số KPI. Cùng tham khảo nhé!

1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng kpi có thể là trưởng bộ phận, quản lý,…dù là ai thì cũng là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của dự án. Đồng thời cũng phải hiểu về KPI là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

2. Hiểu rõ chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

3. Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ từng chức danh

Mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPI chỉ cần đưa ra một số trách nhiệm chính để người đảm nhận công việc này phải thực hiện. Những trách nhiệm này chính là cơ sở để xây dựng chỉ số KPI. Trong đó cũng cần nêu rõ nhiệm vụ của từng trách nhiệm.

4. Xác định chỉ số hiệu suất KPIs

• Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng trên các nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, phòng ban và người xây dựng hệ thống KPI sẽ dựa trên đó để xây dựng các chỉ số KPI chung đặc trưng của tất cả bộ phận
• Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART, chỉ số này được hiểu là: Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo được, Attainable  – Có thể đạt được, Relevant – Những yếu tố liên quan, Time-Bound – Giới hạn thời gian.

• Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

5. Xác định khung điểm cho kết quả

Thông thường điểm số sẽ được chia thành 2-5 mức độ tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Nếu nhiều mức độ thì khả năng đánh giá càng khách quan.

6. Đo lường – tổng kết – điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm trên thì cuối cùng  nhà quản lý hay trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

IV. Lời kết

Trên đây toàn bộ những thông tin về KPI là gì được nhiều bạn tìm hiểu. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với các bạn. Cảm ơn các bạn đã đón đọc. Nếu có thắc mắc hãy để lại bình luận nhé!